朝の15分で事務が終わる状態を、どう作ったか
朝、パソコンを開くと、昨日の日報と今日のタスク一覧がもう出来上がっています。
私がやるのは、それを読んで、間違いを直して、今日の順番を決めることだけです。だいたい15分で終わります。
先に断っておくと、会社の事務が全部15分で終わるという話ではないです。請求書の処理も経理の入力も、それはそれで別にあります。
ここで書くのは、朝イチにやっていた「記録と段取りの事務」──日報を書く、タスクを整理する、今日の予定を確認する──が15分になった、という話です。
ただ、この部分が朝一番に終わっていると、その日の残りが全然違うんですよね。
朝7時に、AIが先に働いている
うちの朝は、私が起きる前に始まっています。
毎朝7時、AIが自動でレポートを作って、社内のチャット（うちはDiscordを使っています）に投稿してくれます。中身は4つです。
- 昨日の作業ログ ── 何時から何時まで何をしていたか、時間帯別の内訳つき
- 今日のタスク一覧 ── 締め切りが近い順に並んだもの
- 発信のネタ ── 昨日の仕事の中から「これは記事にできそう」というものの拾い上げ
- 昨日試したことの記録 ── 新しいツールや設定を触った形跡があれば、その結果
あわせて、今週のカレンダーの予定とタスクを1枚にまとめた画面が、ブラウザで自動的に開きます。
ここまで、私は何もしていません。寝ています笑
私の15分の中身
7時のレポートを受けて、私がやることは3つです。
まず、作業ログの確認。AIが書いた昨日の記録を読んで、違うところがあれば「あ、それは打ち合わせじゃなくて経理作業」と一言直します。
ゼロから日報を書くのと、出来上がったものを直すのとでは、かかる時間が全く違います。ここまでで2〜3分です。
次に、タスクの順番決め。一覧はもう並んでいるので、私は「今日はこれとこれ」と決めるだけです。ここに5分くらい使います。
並べる作業と、順番を決める判断は別物で、私に残っているのは判断のほうだけなんですよね。
最後に、予定とリマインドの確認。今日の約束と、返信を待たせている相手がいないかを見ます。これも5分ほどで終わります。
合計すると15分です。以前は、日報を書くだけで20分、タスクの整理で15分と、朝の1時間近くがこの手の事務で消えていました。
どう作ったか。順番はこうでした
一度に作ったわけではなくて、数か月かけて1個ずつ足しました。順番に意味があったと思うので、そのまま書きます。
1. まず「記録」だけを自動にした
最初にやったのは、パソコンの作業記録を自動で残すことだけです。どのウィンドウをいつ開いていたかが、勝手にログとして溜まるようにしました。
この段階では、まだ何も楽になっていません。ただ、素材がないとAIは日報を書けないので、ここが最初でした。
手で日報を書きながら「材料は勝手に溜まっている」状態を先に作る、という順番です。
2. 溜まった記録を、AIに日報の形へ直させた
次に、そのログをAIに渡して「時間帯別の作業日報にして」と頼むようにしました。
ここで一度失敗しています。最初のうちは「昨日は資料作成と経理作業をしました」くらいの、ざっくりした要約が出てきていました。正直、それは読んでも使い道がないんですよね。
「10時13分から10時43分まで何をしていたか」まで出させるようにして、やっと確認する気になる日報になりました。
3. タスクと予定を、同じ場所に集めた
日報が自動になったあと、タスク一覧とカレンダーの予定を同じレポートに足しました。
別々の場所へ見に行っていたものが1か所に集まると、朝の「見て回る時間」が消えます。
4. 最後に、時刻を決めて全自動にした
仕上げに「毎朝7時に、頼まなくても勝手に届く」ようにしました。
実はここが一番つまずいたところで。自動で動かすと、AIが途中で「この操作をしていいですか？」と確認を求めて止まるんです。
私が席にいれば「いいよ」で済むのに、朝7時は寝ているので、誰も返事をしない。結果、レポートが届かない朝が何度かありました（あとは、同じレポートが2通届いた朝も笑）。
人がいる前提で組んだ仕組みは、人がいない時間には動かない。当たり前なんですけど、やってみるまで気づきませんでした。
今は「確認が要らない手順だけで完結する」形に組み直して、止まらなくなっています。
任せたのは作業で、残したのは判断です
工程を並べてみて分かるのは、AIに渡したのが「集める・並べる・整える」で、私に残ったのが「合っているか見る・順番を決める」だけ、ということです。
事務の仕事って、この2つが混ざったまま「朝のルーティン」と呼ばれていることが多いと思っています。
混ざったままだと1時間かかるけれど、分けてしまえば、判断だけなら15分で済む。バックオフィスの自動化は、結局この線引きの話なんだろうなと。
今日からできること
もし試すなら、明日の朝、最初の1時間にやった事務を時刻つきでメモしてみてください。3日分あれば十分です。
それを眺めて「これは読んで決めるだけにできそうだな」という項目に印をつける。印がついたところが、AIなり仕組みなりに渡せる候補です。
逆に印がつかなかったものは、あなたにしかできない判断なので、そこは残していい部分です。
道具を選ぶのは、その後で間に合います。
← 記事一覧へ